GUIDA – PORTALE EMS SCOOP

 

Il portale SCOOP – Supplier COllaboration Operative Portal – è una piattaforma che consente la gestione delle procedure di approvvigionamento dell’azienda in modalità telematica, con la possibilità di gestire servizi e forniture.

SCOOP rivoluzionerà il modo di lavorare tra EMS Group e i Partner, semplificando lo scambio delle informazioni e gestendo in modalità digitale tutte le variabili di flessibilità a cui siamo chiamati a rispondere quotidianamente, per vincere le sfide che il business ci impone.

Il portale si basa su tecnologia Digitalsoft che, attraverso la piattaforma D-ONENEXT, garantirà stabilità e innovazione continua, implementando ciclicamente tutte le novità nel mondo digitale, rimanendo al nostro e al vostro fianco al fine di garantire la completa fruibilità del servizio.

Il Portale è pensato per semplificare e rendere più agile il processo ed offre i seguenti vantaggi: miglioramento dei flussi, maggiore trasparenza delle informazioni, ambiente di collaborazione con riduzione di e-mail e documenti cartacei, bacheca per comunicazioni veloci e tracciabili

Il Portale SCOOP

  • È un prodotto web, sviluppato su cloud Microsoft Azure
  • Usa un protocollo https con crittografia SSL, che garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati e delle transazioni
  • Può essere utilizzato su diversi device grazie alla tecnologia adattiva
  • Si integra con i sistemi già in uso dal cliente (SAP, EDI etc…) tramite REST API standard
  • È multiutenza e multilingua

 

 

    1. Accesso al portale:

    Per poter accedere al Portale SCOOP è necessario che l’azienda EMS Group crei le credenziali di tipo Admin tramite il proprio gestionale d-onenext.

    L’abilitazione al Portale SCOOP consente agli operatori di accedere alla propria area riservata e di gestire telematicamente i propri rapporti commerciali con l’azienda EMS Group.

 

Login:

La pagina di login presenta 3 chiavi di accesso:

  • Nome utente (indirizzo mail)
  • Password (lunghezza compresa tra 8 e 20 caratteri alfanumerici)
  • Codice IDentificativo azienda (Azienda “emsgroup”)

 

login ems group

 

Multiutenza:

L’Azienda Ems group provvede alla creazione dell’accesso principale (Amministratore), il quale ha accesso a tutte le pagine della piattaforma e può creare N accessi (User), con la possibilità di creare dei profili con diverse autorizzazioni.

Al primo accesso l’Amministratore modifica le proprie credenziali tramite il PANNELLO PROFILO – IMPOSTAZIONI UTENTE. Tramite PANNELLO PROFILO – LISTA UTENTI (DIPENDENTI E AGENTI) è possibile verificare l’elenco degli utenti connessi e provvedere alla Ricerca, Modifica, Eliminazione, Aggiunta.

 

lista utenti

Accesso Amministratore:

Tramite l’accesso Amministratore è possibile accedere a tutte le aree del Portale Fornitore. EMS Group può disabilitare l’accesso al Portale Fornitore allo user Amministratore e contemporaneamente a tutti gli user da lui creati.

Per creare gli accessi User, l’Amministratore accede al PANNELLO PROFILO – LISTA UTENTI (DIPENDENTI E AGENTI). La lista consente le operazioni di Creazione, Modifica e Cancellazione.

Le informazioni obbligatorie da inserire sono NOME, COGNOME, EMAIL, UTENTE, PASSWORD (si consiglia di replicare l’informazione relativa al campo EMAIL nel campo UTENTE).

È possibile autorizzare l’utente ad una sola o a più aree contemporaneamente tramite le spunte sulle opzioni presenti nella sezione AUTORIZZAZIONI.

 

scheda utente

 

  • Accesso User:

Tramite l’accesso User, l’utente accede solo alle pagine per le quali ha le autorizzazioni, ricevendo un messaggio di diniego in caso contrario.

Ogni modifica alle autorizzazioni ha validità dalla nuova login.

  • Notifiche:

Il Portale Fornitore possiede sia un sistema di notifiche in tempo reale sia un sistema di promemoria automatici. Il sistema di notifiche è in entrambi i casi suddivisibile in 2 tipologie:

 

  • Notifiche Interne:

Gli aggiornamenti vengono evidenziati tramite la campanellina presente in testata in tutte le pagine del Portale Fornitore.

 

  • Notifiche E-mail:

Gli aggiornamenti vengono inviati tramite e-mail all’indirizzo di posta elettronica inserito nel campo e-mail nella scheda del singolo User.

 

 

 

  1. Menu:

Il Menu principale è accessibile tramite il pulsante HOME presente nella barra laterale sinistra. L’interfaccia si compone di una barra laterale sinistra attraverso cui è possibile accedere alla singola area tematica che contiene al suo interno i link alle singole funzionalità.

 

home ems

In testata di ogni pagina web sono presenti, oltre al titolo, anche la campanellina delle NOTIFICHE INTERNE e l’accesso al PANNELLO PROFILO. Dal menu a tendina del pannello profilo si può selezionare la LINGUA DI INTERFACCIA, si può accedere alle IMPOSTAZIONI UTENTE, alla LISTA UTENTI (DIPENDENTI E AGENTI), nonché alle INFORMAZIONI DI SISTEMA (relative alla VERSIONE in uso, alla BUILD e FARM di appoggio e allo specifico SERVER utilizzato).

 

azienda

Nella parte centrale dello schermo del menu principale sono presenti singoli WIDGET che consentono l’accesso veloce alle singole funzionalità e l’accesso alle LISTE già filtrate per specifico STATO.

  • Liste:

Le LISTE nel Portale Fornitore sono gli elenchi di informazioni e documenti visualizzati in modalità tabellare. Ogni informazione inserita è rintracciabile nella specifica LISTA tramite varie opzioni di RICERCA.

Ne è un esempio la “Lista degli ordini di acquisto”

 

lista ordini

 

Tramite le LISTE è possibile ritrovare un’informazione o un documento usando un CERCA GENERICO, attivabile cliccando sul simbolo della lente di ingrandimento, oppure usando i FILTRI VISIBILI, specifici per ogni tipologia di lista, oppure tramite i FILTRI OPZIONALI, attivabili tramite il pulsante AVANZATA.

 

ordini acquisto 2

 

Nella barra della ricerca AVANZATA è presente, a destra, sia il numero di righe complessive, che compongono l’elenco, sia il numero totale di pagine presenti (usando le frecce o cliccandoci sopra è possibile accedere alle specifiche pagine).

Attraverso le liste è possibile accedere direttamente al documento/informazione cliccando sull’elemento in grassetto.

La LISTA contenente DOCUMENTI consente di visualizzare sia i dati globali (TESTATA) del documento sia i dati specifici che li compongono (RIGA) tramite l’opzione VISUALIZZA DETTAGLI RIGHE.

Attraverso AVANZATA è possibile ricercare uno o più elementi della tabella usando i FILTRI OPZIONALI, inseribili in sequenza multipla in modalità AND (il risultato restituito tramite VISUALIZZA soddisfa contemporaneamente tutte le opzioni inserite).

 

configurazione tabella

 

Cliccando sul pulsante ALTRO, nella barra grigia in alto, è possibile attivare il comando ESPORTA, per poter scaricare la lista ordini in un file Excel direttamente sul vostro computer.

 

ordini acquisto ems 3

 

  • Pannello fornitore:

 

pannello fornitore

  • Dati anagrafici:

Il tab DATI ANAGRAFICI in PANNELLO FORNITORE contiene le informazioni anagrafiche in possesso dell’azienda EMS Group; l’utente abilitato alla funzionalità può controllare e nel caso aggiornare i dati inesatti.

 

pannello fornitore 2

La sezione si compone di:

  • Dati generali:

 

dati generali

 

Nella sezione è necessario controllare e nel caso aggiornare/completare le informazioni presenti, in modo da aggiornare l’anagrafica in possesso dell’azienda EMS Group

  • Descrizione aziendale:

 

informazioni generali

 

Nelle informazioni generali è possibile inserire una breve descrizione dell’azienda, eventualmente accompagnata da una brochure caricabile tramite la sezione PRESENTAZIONE AZIENDALE / BROCHURE; tra le informazioni richieste è possibile aggiungere anche il riferimento a clienti importanti e al proprio sito web.

 

 

  • Specifiche di fornitura:

 

pannello fornitore

 

Nella sezione OGGETTO FORNITURA è necessario inserire la MOTIVAZIONE DELLA RICHIESTA e la/e CLASSE/I MERCEOLOGICA/HE di appartenenza tramite la multi selezione delle opzioni preimpostate (ad ogni tipologia di classe merceologica sono associati DOCUMENTI OBBLIGATORI da fornire, vedi sezione b. Documenti).

Nel menu LOB DI INTERESSE è necessario selezionare una delle opzioni presenti e relative ad una delle linee di business dell’azienda EMS Group.

In NAZIONI DI INTERESSE si richiede di inserire gli ambiti geografici di fornitura.

  • Dati finanziari:

 

pannello fornitore 3

 

Le informazioni di natura contabile e finanziaria richieste sono relative al FATTURATO DELL’ ULTIMO ANNO, all’andamento effettivo e preventivo del FATTURATO, al NUMERO DI DIPENDENTI e all’importo destinato ad INVESTIMENTI IN RICERCA&SVILUPPO.

È possibile inserire i PRODOTTI PRINCIPALI e la specifica percentuale SUL FATTURATO TOTALE

  • Sedi e persone:

 

sede

 

In PERSONE DI RIFERIMENTO si inseriscono i riferimenti principali dell’organizzazione, mentre in SEDI è necessario inserire le informazioni relative alle eventuali altre sedi dell’azienda, diverse da quella legale inserita in i. Dati generali.

 

 

  • Documenti:

 

 

pannello fornitore 4

 

Sulla base delle CLASSI MERCEOLOGICHE di appartenenza, appaiono nel tab DOCUMENTI i vari box attraverso cui caricare il relativo file. È possibile, inoltre, inserire una DATA DI SCADENZA.

Tutti i documenti caricati sono presenti nella lista REPOSITORY DOCUMENTI

  • Bacheca

 

pannello fornitore 5

 

La funzionalità Bacheca consente di scambiare informazioni/documenti con l’azienda EMS Group. La BACHECA si compone di elementi creati da EMS Group e visualizzabili cliccando sull’elemento in grassetto. Le operazioni possibili sono l’inserimento di DOCUMENTI / ALLEGATI / COMMENTI, immediatamente visualizzabili da EMS Group nel gestionale aziendale. Tutti gli elementi creati/ricevuti confluiscono nella bacheca, che possiede le caratteristiche proprie delle LISTE.

 

 

  • Repository documenti:

 

repository documenti (2)

 

La funzionalità rappresenta una LISTA contenente tutti gli upload effettuati, con la possibilità di eseguire una ricerca come per le altre liste.

Il Portale Fornitore permette di gestire vari documenti commerciali. Lo strumento permette di consultare i documenti emessi/registrati da EMS Group tramite il gestionale aziendale.

La gestione documentale, in modalità condivisa, si pone l’obiettivo principale di assicurare una corretta riconciliazione amministrativa, garantendo la corretta corrispondenza tra ordine d’acquisto al fornitore e relativa fattura, attraverso cicli approvativi delle proposte di modifica dei termini di acquisto iniziali.

Obiettivi non secondari sono la riduzione dei tempi di gestione degli ordini e la possibilità di verificare le performance commerciali in termini di consegna e fatturazione.

 

 

  1. Gestione ordini

Flusso generale:

Il documento gestionale di base è rappresentato dall’ORDINE (ordine d’acquisto per l’azienda EMS Group e conferma d’ordine per il Fornitore).

L’ordine d’acquisto è generato dal gestionale di EMS Group e sincronizzato con il Portale Fornitore. Attraverso quest’ultimo è possibile visualizzarlo, confermarlo, proporre una modifica al contenuto. EMS Group può accettare o rifiutare le eventuali proposte di modifica ricevute tramite il Portale Fornitore: nel primo caso l’ordine sarà modificato ufficialmente come proposto oppure, in caso di rifiuto, sarà ripristinato ante proposta di modifica.

 

  • STATI di riga e STATI di testata:

Il documento contiene al suo interno 2 STATI DI TESTATA e 2 STATI DI RIGA, che consentono di individuare le seguenti informazioni:

  • STATO GESTIONALE (TESTATA):
    • opzioni -> CREATO / PARZ. CONSEGNATO / CONSEGNATO / PARZ. FATTURATO / FATTURATO
  • STATO APPROVATIVO (TESTATA):
    • opzioni -> ACCETTATO / IN ATTESA DI APPROVAZIONE / RIFIUTATO
  • STATO DI EVASIONE ORDINE (RIGA):
    • opzioni -> CONSEGNABILE / NON CONSEGNABILE
  • STATO APPROVATIVO (RIGA):
    • opzioni -> ACCETTATO / RIFIUTATO

Gli STATI DI TESTATA non sono gestibili nel Portale Fornitore in quanto provengono dal gestionale dell’azienda EMS Group e dipendono, rispettivamente, dall’evasione completa o parziale dell’ordine (a seguito di ordine ricevuto o fatturato) e dall’ approvazione o meno di EMS Group rispetto alle proposte di modifica avanzate.

Lo STATO DI APPROVAZIONE DI RIGA dipende sempre dall’ approvazione (o meno) di EMS group rispetto alle proposte di modifica avanzate e quindi non è gestibile nel Portale Fornitore.

 

  • Consegnabile / Non consegnabile:

Lo STATO DI RIGA DI EVASIONE ORDINE prevede la possibilità, tramite il Portale Fornitore, di comunicare la NON CONSEGNABILITA’ di una riga di documento (l’opzione di default è CONSEGNABILE). Qualora la condizione di NON CONSEGNABILITA’ venga accettata, i relativi importi verranno decurtati dal totale dell’ordine.

 

  • Proposte di modifica e operatività

Nel caso si vogliano proporre delle variazioni all’ORDINE, è necessario abilitare il documento in modalità di rettifica tramite il pulsante MODIFICA nella barra grigia in alto.

Le opzioni di modifica consentite sono:

– DATA DI CONSEGNA

– QUANTITA’

– PREZZO

– SPLIT DI RIGA per gestire diverse date di consegna sulla stessa riga di ordine.

 

dati documento

 

Ogni modifica apportata viene evidenziata in rosso ed è possibile inserire nel campo NOTE un testo giustificativo della proposta. Una volta ultimate le operazioni sulle righe è necessario salvare il documento cliccando su SALVA, quindi su INVIA CONFERMA (attraverso cui è possibile inserire anche una NOTA a margine).

Il documento con lo STATO DI APPROVAZIONE uguale a IN ATTESA non può essere modificato fino a quando EMS Group non avrà ACCETTATO / RIFIUTATO la proposta di modifica ricevuta tramite il Portale Fornitore.

Tramite il pulsante STAMPA è possibile generare il documento in pdf.

Tramite il pulsante ESPORTA è possibile scaricare il documento in Excel.

 

  • Blocchi di processo:

Il processo di richiesta di modifica ed approvazione / rifiuto può essere ripetuto N volte quando lo STATO GESTIONALE DI TESTATA è uguale a CREATO.

Il Portale Fornitore non consente proposte di modifica ai documenti in STATO GESTIONALE DI TESTATA uguale a FATTURATO, mentre per le altre opzioni, i blocchi sono relativi a specifici campi, ovvero:

opzione -> PARZ. CONSEGNATO / CONSEGNATO: il blocco è relativo ai campi DATA DI CONSEGNA e QUANTITA’ per le sole righe di ordine registrate come ricevute oppure per tutto il documento.

opzione -> PARZ. FATTURATO: il blocco è relativo ai campi DATA DI CONSEGNA, QUANTITA’ e PREZZO per le sole righe di ordine registrate come fatturate dall’azienda.

 

 

 

SCHEMA DI SINTESI DEI BLOCCHI

 

STATO GESTIONALE DI TESTATA

DATA DI CONSEGNA QUANTITA’ PREZZO SPLIT DI RIGA
opzione -> CREATO Modificabile Modificabile Modificabile Modificabile
opzione -> PARZ. CONSEGNATO Modificabile solo sulle righe NON CONSEGNATE Modificabile solo sulle righe NON CONSEGNATE Modificabile Modificabile solo sulle righe NON CONSEGNATE
opzione -> CONSEGNATO Non modificabile Non modificabile Modificabile Non modificabile
opzione -> PARZ. FATTURATO Non modificabile Non modificabile Modificabile solo sulle righe NON FATTURATE Non modificabile
opzione -> FATTURATO Non modificabile Non modificabile Non modificabile Non modificabile

 

 

 

 

 

  • Movimento di materiali:

La funzionalità contiene la LISTA dei documenti di trasporto ricevuti e registrati dall’azienda.

 

  1. Gestione fatture:

 

  • Lista Fatture:

La funzionalità (accessibile dalla barra di menu laterale a sinistra: Documenti Forniture > Lista Fatture) contiene la LISTA dei documenti di acquisto (fatture e note credito) ricevuti e registrati da EMS Group

 

  • Upload fatture:

La funzionalità UPLOAD FATTURA (Lista Fatture > Upload, dalla barra grigia del menu in alto) permette di creare una PRE-FATTURA tramite il PORTALE FORNITORE, attraverso cui è possibile confrontare l’importo dato dalla sommatoria delle righe degli ordini da fatturare con l’importo imponibile della fattura da emettere.

Nel caso di differenza negativa o positiva tra i due importi descritti, è necessario inviare una richiesta d’approvazione preventiva in cui giustificare lo scostamento. L’obiettivo è quello di prevenire un blocco del pagamento della fattura da parte di EMS Group, a causa di una differenza che non è stata segnalata tempestivamente.

Nella pagina UPLOAD FATTURA le righe di ordine selezionabili sono quelle con STATO di tipo diverso da FATTURATO.

È possibile caricare contestualmente anche una copia della fattura originale, comprensiva di NUMERO e DATA DOCUMENTO.

Tramite il pulsante INVIA si inserisce il motivo dello scostamento presente.

La funzionalità LISTA UPLOAD è una LISTA in cui sono presenti tutti gli upload effettuati.

upload fatture